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申购部门领导、采购部领导签署的意见是否同意

时间:2018-12-06 17:57 来源:未知 作者:admin

  采购审计的重点是业务流程是否合规、价格是否合理、质量是否有保证以及是否存在舞弊。

  4、合同或订单所列项目、规格与申请部门所列的项目、规格不符,包括数量与价格等。

  10、急需物资、零星物品的采购超出批准自购的范围,采购金额违反《管理人员权限》的规定。

  11、生产紧急物资(急件)或项目预算外增加的物资(经领导口头同意的)购入使用后,没有补办相关手续。

  1、查阅并收集公司关于选择供应商(采购)的制度及相关的操作流程,抽查所有采购部存档的供应商名单,确定其是否经领导或关委员会批准;再从系统抽查各类物资材料供应商名单各30个,与核对的供应商名单核对,确定名单在批准的范围内。

  2、抽查各类材料、物资、土建、安装等供应商的名单,比较历年来的供应商名单的变化,确定其是否供应商名单较少、比较单一,没有年度评定与考核、没有及时引进新的供应商,名单没有及时更新。

  3、从采购部门抽查相关的谈判资料50份,查看其是否有谈判记录,是否由采购员单独与供应商进行谈判,谈判人员的签字是否齐全等。

  4、从ERP系统抽查各类合同或订单各40份,根据申请部门填写的《物资采购申请表》详列的物资名称、规格、数量,核对合同或请单上的物资名称、规格、数量是否相符,如不符,要求提供不符的相关证明与文件。

  5、了解谈判的流程及有关的谈判记录,查看50份合同或订单日及其相关的谈判记录,对比采购合同或订单的内容及条款,确保谈判内容与合同内容一致;主管领导是否适度参与谈判等。

  6、重点抽查10个大的采购项目,查阅其预算项目核对相应合同所附的明细项目,确定其是否超出预算项目,如果超出预算项目,则跟踪检查操作程序及索取有关的批准文件。并查阅仓库的核查手续是否齐全,是否签署意见等。

  7、抽查30价格较大的采购合同,确定价格及供货条款是否经过审批,查看供应商报价和其他供应商报价的原始资料,核对价格比较审批表,证实价格确定的来源或者经采购领导小组批准的相关文件;检查采购部的市场价格资料来源的广泛性与准确性。并抽样做市场信息调查,与同期同类材料市场价格比较,分析供应商报价的合理性。

  8、抽查采购合同30份,追溯到与供应商就签订合同商谈的详细内容记录,了解合同起草的过程,有否对所列条款进行研究、审定,或咨询公司法律顾问。并根据《合同法》分析各具体条款的合理、公平、公正性。

  9、根据公司有关的权限表,抽查每类合同各20份,查阅合同的审批人,是否在授权的范围内,如有超过审批权限,则要追查其原因,并要求提供相应的授权书等。

  10、查阅自购的订购单与《急需物资申请表》上的物资名称核对是否一致,有否借急用之名采购急需物资以外的设备,查看审批权限是否按采购流程操作和有关权限标准规定执行。

  11、抽查《急需物资申请表》有关人员签批是否符合权限规定,申购部门领导、采购部领导签署的意见是否同意“先购买,后补办手续”,对应签批日期和补办请购、订单日期判断补办手续的及时性。

  12、抽查50份通过中间商采购的合同(10000元或以上),询问不直接向制造商购货的原因,查询与制造商直接接洽的证明。如有可能直接向制造商了解购货价格及已订合同的价格。

  ① 了解订购单的录入、更改、签批、提交、打印程序,分析每个环节可能存在的风险,从系统上抽查每月前50份订单,合计600份订单,确定其是否对订单有重复采购,并向电脑部门提出控制改进的建议。

  ② 查阅检查期间每月30份订单、合同发货时间以及发货数量,从系统上核对仓库收货入库时间及入库数量,与核定时间比较以判断发货的及时性、准确性。

  ③ 根据以上②点上所抽查合同,检查对应的验收单,核对所购货物是否为合同中的生产商及品种、品牌,分析了解其不符的原因及过程。

  ④ 检查采购部门是否建立合同执行制度及反馈制度,采购员是否按规定的时间把合同的执行进度报告给采购主管,主管是否签署相关的管理意见。

  ⑤ 从系统上抽查所有采购材料补充订单或补充合同,查看其是否有变更或对应补充合同的依据,依据是齐全,理由是充分,是否有领导的审批手续等。查看确认订单(合同)执行过程中出现数量、价格变更的情况,然后跟踪查证变更的有关批文或补充合同等有效证据。

  ⑥ 从ERP系统采购模块查阅检查期间三个月材料订单,核对每一订单的执行情况以及仓库明细账入库记录,确保前一订单执行完毕后,才执行新订单,不允许有前订单已付款未提完货即终止执行,又重新订立并执行新订单的情况。

  ⑦ 从质检验收部门抽取验收报告或竣工验收单100份,根据验收项目对应的合同规定的交货时间,比较验收报告或竣工验收单,确定合同签订的(验收)完工时间是否与合同规定的完工交货时间一致。

  ⑧ 抽查检查期间土建、装修合同各20份、物资采购合同50份留存档案,确定是否按公司规定存档,存档资料是否齐全完整。检查采购部门两年来员工岗位职责与工作分工,了解其工作范围是否有变化、员工之间是否实行轮岗制度等。

  ① 收集查阅有关验收制度与流程,了解仓库的操作规程;再从仓库实地观察其实际验收工作流程,比较实际操作情况与制度规定的差异;重点是观察验收时的数量与质量的验收手续的正确性。

  ② 检查该年每月1-5日所有材料的订单,统计订购的数量,核对仓库入库数量,在订单规定的期限执行完毕后,订购数量大于入库数量的,再从“生产报表”查看辅助材料累计使用量,如果使用量大于购入量的,则到使用辅助材料车间进一步调查了解,查看使用原始记录,确认辅助材料的购入没有按流程操作,即验收入库。

  ③ 查看质量监督部门的物资检验记录,按类别订单编号顺序抽查各100份,查看抽样检验结果鉴定,判断是否有漏检或不检的现象。

  ④ 抽查“应付账款”明细科目余额10万元以上的50个客户、100万元以上20个客户,核对应订单(合同)履行时间和完成时间以及货款的支付情况,确保每份订单(合同)货款两清。

  ⑤ 在“应付账款”“预付帐款”明细账上查阅有关预付材料货款的付款凭证编号,查看付款凭证的付款依据,对应订单(合同)执行情况来判断付款的正确性,避免以请示批文预付货款后,补办订单又重复预付货款。

  ⑥ 确定会计记录的依据与流程。到仓库抽查材料明细账,抽查该期(年度)1-11月底各类材料累计购入的数量与价格,与会计账记录的数据核对,查明是否是仓库没有及时把入库单、验收报告单、发票交给会计入账还是其他原因所致。

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